Epic Birthday Party

Datenschutz

Stand: 25. Oktober 2026

Hier erfährst du, welche Daten bei Epic Birthday Party verarbeitet werden. Das Angebot richtet sich an Erwachsene, die einen Kindergeburtstag planen.

1. Verantwortlicher

2. Angaben für deinen Geburtstag

Wir verarbeiten deine Eingaben: den Vornamen oder Spitznamen des Kindes, Alter, Geburtstagstermin, Gruppengröße, optional die Vornamen der Gäste, Interessen, Wünsche sowie Angaben zu Spielorten, Zeiten und Mahlzeiten. Daraus entstehen der Ablauf, Geschichten, Druckunterlagen und Audios. Eingaben und Ergebnisse werden deinem persönlichen Zugang zugeordnet und auf unserem Server gespeichert.

Bitte verwende nur die benötigten Angaben. Spitznamen sind möglich. Trage keine Nachnamen von Kindern, vollständigen Privatadressen, Diagnosen oder anderen sensiblen Informationen ein. Angaben über andere Personen solltest du nur machen, wenn du dazu berechtigt bist.

Grundlage für die Bereitstellung des von dir gewünschten Dienstes ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit Angaben zu Kindern oder Gästen verarbeitet werden, dient dies unserem berechtigten Interesse, das von den erwachsenen Organisatoren gewünschte Geburtstagsangebot zu personalisieren und passend durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Freiwillige Angaben kannst du weglassen. Ohne die erforderlichen Planungsangaben lässt sich kein persönlicher Geburtstag erstellen.

Käufe und Zustellungs-E-Mails

Wenn du über Etsy kaufst, übernehmen wir die Bestell- und Artikelnummer, den Zahlungsstatus, die angegebene Personalisierung und die zur Bestellung bereitgestellte E-Mail-Adresse. Damit ordnen wir dir genau einen Geburtstag zu und versenden deinen persönlichen Zugang sowie eine Fertigmeldung. Die Adresse wird für diese Auftragsabwicklung verwendet, nicht für einen Newsletter. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Übermittlung von E-Mails erfolgt über den eingerichteten Mailserver; Bestellreferenzen und Zustellstatus werden zur Bearbeitung möglicher Rückfragen gespeichert.

Bei über Etsy gekauften Geburtstagen wird auch dein Formularentwurf auf dem Server gespeichert, damit du auf einem anderen Gerät weiterplanen kannst. Dein persönlicher Link ermöglicht den Zugriff. Teile ihn nur mit Personen, die den Geburtstag mit dir organisieren sollen.

3. KI-Texte und Audios

Für die Erstellung und Prüfung der Inhalte sowie die Sprachausgabe verwenden wir OpenRouter, Inc., USA. Dabei werden die dafür benötigten Eingaben und Geburtstagstexte an OpenRouter und die jeweils ausführenden KI-Anbieter übermittelt. Je nach eingestelltem Modell kommen etwa Modelle von OpenAI, Anthropic oder ElevenLabs zum Einsatz. Die Verarbeitung kann außerhalb der EU, insbesondere in den USA, stattfinden.

Die App fordert bei KI-Anfragen eine Verarbeitung ohne Nutzung der Inhalte für Modelltraining an. Die weitere Speicherpraxis hängt vom ausführenden Anbieter und den Kontoeinstellungen ab. Eine vollständige Speicherfreiheit bei allen beteiligten Diensten wird damit nicht zugesichert.

OpenRouter veröffentlicht Informationen zur Verarbeitung in seinen Datenschutzhinweisen, zur Auftragsverarbeitung und zu Standardvertragsklauseln für internationale Übermittlungen im Data Processing Agreement sowie zu den Modellanbietern.

4. Cookies und Speicher auf deinem Gerät

Cookies sichern den Zugriff auf deinen persönlichen Geburtstag. Sie haben eine maximale Laufzeit von 400 Tagen. Der Anmelde-Cookie für den Adminbereich gilt acht Stunden. Die App verwendet außerdem den lokalen Browserspeicher für Formularentwürfe, den zuletzt geöffneten Geburtstag, Vorbereitungslisten und den Fortschritt bei der Durchführung.

Wenn du einen Geburtstag offline speicherst, legt die App auf deinen Wunsch eine Kopie einschließlich der Audios im Browser an. Diese Daten bleiben dort, bis du sie über die Website-Daten deines Browsers entfernst. Eine Löschung auf dem Server entfernt keine bereits gespeicherten Offline-Kopien oder heruntergeladenen Dateien auf deinen Geräten.

Die Speicherfunktionen dienen dem persönlichen Zugang und den von dir genutzten Planungs- und Offline-Funktionen. Wir setzen in der App keine Werbe-Cookies, Analysewerkzeuge oder Social-Media-Tracker ein.

5. Serverbetrieb und Kontakt

Die App läuft auf einem selbst betriebenen Server. Bei einem Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserangaben und HTTP-Status verarbeitet und können in Serverprotokollen erscheinen. Das dient der Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Nachricht und Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beziehungsweise Buchst. b bei Fragen zur Bereitstellung deines Zugangs.

6. Speicherdauer und Löschung

Deine Angaben und Ergebnisse bleiben für die Nutzung deines persönlichen Geburtstagszugangs gespeichert. Eine automatische Löschung nach einer festen Frist ist derzeit nicht eingerichtet. Wenn du die Daten nicht mehr benötigst, kannst du ihre Löschung über die oben genannte E-Mail-Adresse verlangen. Bitte nenne dabei die Auftragsnummer, aber keine API-Schlüssel oder Passwörter.

Technische Protokolle und Kontaktanfragen werden nur so lange benötigt, wie der jeweilige Betriebs-, Sicherheits- oder Bearbeitungszweck besteht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Lokale Sicherungskopien werden bei den täglichen Sicherungsläufen nach wenigen Tagen ausgetauscht. Bis dahin können gelöschte Daten noch in diesen Sicherungskopien enthalten sein. Zusätzlich wird eine zugriffsgeschützte Sicherungskopie auf einem Rechner des Betreibers vorgehalten. Dort werden höchstens sieben Sicherungsstände aufbewahrt.

Buchhaltungsunterlagen

Zur Vorbereitung der Buchhaltung speichern wir getrennt von der Geschichte die Etsy-Bestellnummer, Belegdatum, Zahlungsstatus, übermittelte Beträge und Erstattungen. Der Export enthält keine Kindernamen, Gästeangaben, E-Mail-Adressen oder privaten Zugangslinks. Erforderliche Geschäftsunterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Nicht erforderliche Geburtstagsangaben unterliegen nicht automatisch denselben Aufbewahrungsfristen.

Widerrufserklärungen

Wenn du das Widerrufsformular nutzt, speichern wir Name, Bestellnummer, E-Mail-Adresse verschlüsselt und zusätzlich die Eingangszeit, bestätigen den Eingang per E-Mail und informieren den Betreiber. Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen speichern wir außerdem Prüfsummen der Absenderverbindung und E-Mail-Adresse. Die Bearbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO, der Missbrauchsschutz nach Buchst. f. Angaben werden nur für die Bearbeitung, Rückzahlung und erforderlichen Nachweiszwecke verwendet.

7. Deine Rechte

Du hast unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Schreibe dazu an info@epicbirthday.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.